Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Advectus Nordics Oy kerää, tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen (General Data Protection Regulation, GDPR) sekä kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä tarkoin määriteltyjä prosesseja, dokumentaatiota, tietosuojaperiaatteita sekä hyvää ja huolellista tietojenkäsittelytapaa. Laadittu 31.10.2022. Viimeisin muutos 31.10.2022.
1. Rekisterinpitäjä
Advectus Nordics Oy, Kauppakatu 39, 40100 Jyväskylä
Y-tunnus 3170484-4
2. Yhteys rekisteriä koskevissa asioissa
Advectus Nordics Oy, Kauppakatu 39, 40100 Jyväskylä
Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa: Topi Niiranen, topi.niiranen@advectus.net
3. Rekisterin nimi
Advectus Nordics Oy:n asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakkaan ja Advectus Nordics Oy:n välinen sopimussuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys. Henkilötietoja kerätään, tallennetaan sekä käsitellään palvelun toteuttamiseksi.
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
Asiakkaan tunnistaminen ja käyttäjähallinta, asiakkaan palveleminen, asiakassuhteen hoitaminen ja hallinta, toiminnan, palveluiden ja maksamisen toteuttaminen ja laadun varmistaminen ja liiketoiminnan kehittäminen, asiakkuuksien analysointi, ryhmittely, raportointi ja tilastointi, asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely, viestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen ja seuranta, viestinnän, markkinoinnin ja palveluiden kohdentaminen, personointi sekä kampanja-, kontakti- ja asiointihistorian hallinta,
mielipide- ja markkinatutkimukset, sekä väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ehkäisy ja selvittäminen.
Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa EU:n tietosuoja-asetuksen ja kansallisen lainsäädännön sallimilla tavoilla konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
Yhteystiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja työnkuva, asiakkaan antamia kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja palvelun käyttöön liittyen, asiakkaan itse toimittamia, tuottamia tai linkittämiä tietoja itsestään tai edustamastaan organisaatiosta asiakkaan tunnistamis- ja varmentamispalveluiden käyttöön liittyviä tarpeellisia tietoja, asiakkuuden alkamis- ja päättymisajankohta, asiakkaan käyttämät palvelut maksutietoineen, asiakkaaseen yhdistettävissä oleva verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, kuten IP-osoite tai evästetiedot, asiakkaaseen kohdistetun markkinoinnin ja viestinnän toteutustiedot, asiakkaan itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute,
asiakaspalvelutapahtumien tiedot, tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde sekä mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt ja tallennetut tiedot.
6. Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään asiakkuuden keston ajan ja kaksikymmentäneljä (24) kuukautta asiakkuuden lopettamisesta. Sen jälkeen asiakkaan henkilötiedot poistetaan automaattisesti. Asiakasyhteistyön tuottamaa laadullista sisältötietoa voidaan käyttää tämän jälkeenkin tieteellistä tai tilastotarkoitusta varten anonymisoidusti, ilman kytköstä henkilötietoihin.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään asiakkaalta itseltään palvelun käytön yhteydessä, asiakaspalvelun ja markkinointiviestinnän toteutuksen yhteydessä sekä asiakkaan osallistuessa tuote- ja palvelukehitykseen, tutkimuksiin tai kyselyihin sekä rekisteröitymisen yhteydessä.
Tietoja voidaan saada myös seuraavista lähteistä:
Evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja: vierailijan IP-osoite, vierailun ajankohta, selatut sivut ja sivujen katseluajat, vierailijan selain.
Käyttäjällä on koska tahansa mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.
Advectus Nordics Oy:n sidosryhmät ja ulkopuoliset palveluntuottajat, kuten hakemistopalveluyritykset ja julkiset rekisterit, sekä
muut asianmukaiset lähteet.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta Advectus Nordics Oy:n ja Advectus Nordics Oy:n lukuun toimivien tai palvelukokonaisuuden tuottamiseen osallistuvien kolmansien tahojen ulkopuolelle. Asiakkaan henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa asiakkaan suostumuksella väliaikaisiin rekistereihin. Näiden rekistereiden tietoja käsitellään ainoastaan kunkin rekisterin käyttötarkoituksia varten, erikseen informoidulla tavalla.
Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.
Tietoja voidaan tarvittaessa siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle EU:n tietosuoja-asetuksen ja kansallisen lainsäädännön sallimilla tavoilla.
Advectus Nordics Oy:llä on oikeus siirtää henkilötiedot kolmannelle osapuolelle yrityskaupan, fuusion tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Manuaalista aineistoa ei ole. Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä turvakeinoilla suojattuja.
10. Profilointi
Osana asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä Advectus Nordics Oy voi toteuttaa myös profilointia. Profiloinnin tarkoituksena on mahdollistaa markkinoinnin, myynnin ja asiakaspalvelun parempi kohdentaminen.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus korjata häntä koskeva virheellinen tieto pyytämällä virheellisen tiedon korjaamista kirjallisesti kohdan 2. mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti kohdan 2. mukaisesti. Pyynnön vastaus toimitetaan, kun henkilön oikeellisuus on voitu varmentaa.
Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramarkkinointiin ja -myyntiin ilmoittamalla kiellosta kirjallisesti kohdan 2. mukaisesti.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus lopettaa asiakkuus pyytämällä asiakkuuden poistamista kirjallisesti kohdan 2. mukaisesti.
Oikeus tulla unohdetuksi
Rekisteröidyllä on oikeus tulla unohdetuksi. Tällöin rekisteröidyn antamat henkilö- ja sisältötiedot poistetaan Advectus Nordics Oy:n asiakasrekisteristä välittömästi ja pysyvästi, paitsi jos on olemassa jokin laillinen peruste säilyttää ne. Mikäli rekisteröity käyttää oikeuttaan tulla unohdetuksi, tulee pyyntö lähettää kirjallisesti kohdan 2. mukaisesti.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää luovuttamaan hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Tietojen luovutuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti kohdan 2. mukaisesti. Tietojen luovutus toteutetaan, kun henkilön oikeellisuus on voitu varmentaa.
Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity odottaa Advectus Nordics Oy:n vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön. Rekisteröidyn tulee lähettää pyyntö kirjallisesti kohdan 2. mukaisesti.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).
12. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Advectus Nordics Oy kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Advectus Nordics Oy suosittelee rekisteröityä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.